Wie Sie mit einer klaren Struktur, passender Anrede und Grußformel in einer E-Mail für ein wertschätzendes Klima sorgen
Mit der E-Mail verhält es sich wie mit einem persönlichen Treffen: Eine freundliche Begrüßung und Verabschiedung gehören ebenso dazu wie etwas leichte Unterhaltung – der in Deutschland eher ungeliebte, manchmal sogar etwas verpönte „Small Talk“.
Ein paar Sätze am Anfang und am Ende einer Unterredung – egal, ob sie mündlich oder schriftlich geführt wird – prägen deren Klima und sorgen im besten Falle für eine gute Beziehung der Beteiligten. Das macht es wesentlich leichter, danach auch schwierige, sogar kontroverse Themen zu behandeln.
Einleitung, Hauptteil, Schluss
Jede gute E-Mail besteht aus Einleitung, Hauptteil und Schluss. Diese Struktur sollte auch optisch erkennbar sein – am besten durch Absätze oder Leerzeilen. In die Einleitung gehören eine angemessene Anrede und ein bis zwei Sätze über den Zweck der Nachricht.
Den Schluss der E-Mail bilden ein freundlicher Satz, der bei den Empfänger*innen in guter Erinnerung bleibt und eine Grußformel, im Stil angemessen und zur Anrede passend. Dieser Beziehung zwischen Anrede und Schlussformel wird häufig zu wenig Beachtung geschenkt, obwohl sie doch eine Klammer der Wertschätzung um den E-Mail-Text bildet. Das hat auch (aber nicht nur) damit zu tun, dass die Schlussformel oftmals Bestandteil einer automatisch angehängten E-Mail-Signatur ist.
Die richtige Anrede macht‘s
Beim Erstkontakt ist die Anrede förmlich, meist „Sehr geehrte Frau Musterfrau“ oder „Sehr geehrter Herr Mustermann“. Sollten Sie sich nicht darüber im Klaren sein, wie Sie jemanden anreden (z. B. weil Sie den Vornamen nicht kennen oder weil es sich um einen ungewöhnlichen ausländischen Vornamen handelt), versuchen Sie, die korrekte Anrede in Erfahrung zu bringen.
Im Verlaufe eines E-Mail-Kontaktes wird die Anrede meist etwas weniger förmlich (z. B. „Guten Tag, Frau Musterfrau“, „Hallo, Herr Mustermann“). Wenn Sie sich unsicher sind, ob Ihr Verhältnis bereits diesen Grad an Vertrautheit erreicht hat, beobachten Sie, wie die E-Mail-Partner*innen Sie anreden und greifen Sie diese Anrede – wenn Sie Ihnen zusagt – auf.
Von freundlichen, bunten und sportlichen Grüßen
Die Grußformel am Ende der E-Mail sollte wieder den Tonfall der Anrede aufnehmen. „Mit freundlichen Grüßen“ wirkt etwas angestaubt und passt – wenn überhaupt – nur zu einer förmlichen Anrede, nicht jedoch zu „Hallo, Bianca“ oder zu „Lieber Herr Meyer“. Eine modernere Alternative für die Schlussformel beim Erstkontakt ist „Freundliche Grüße“.
Während wir bei der Grußformel zu Beginn einer Nachricht im Deutschen nicht viele Möglichkeiten haben, können wir bei der Schlussformel kreativer sein. „Beste Grüße“, „Bunte Grüße nach Wien“, „Glück auf!“ oder „Sportliche Grüße“ sind einige Beispiele, um für Abwechslung zu sorgen. Diese Schlussformel muss authentisch sein, sie muss zu Ihnen und Ihrem Adressaten passen, zu Ihren Organisationen und zum Klima der Unterhaltung.
Fazit
Eine freundliche Einleitung und ein positiv in Erinnerung bleibender Schluss tragen dazu bei, auch den einen oder anderen Misston im Hauptteil zu verzeihen. Und vor Misstönen ist – trotz aller Bemühungen – niemand gefeit.
Mehr über die Feinheiten einer wertschätzenden und klaren E-Mail-Kommunikation erfahren Sie in meinem Seminar „Einfach gute E-Mails schreiben“ .